أدوار ومسؤوليات مسؤول WhatsApp
مقدمة
يُعد واتساب أحد أشهر تطبيقات المراسلة الفورية في العالم. قاعدة مستخدميه الواسعة تجعله من الأدوات المهمة للتفاعل الاجتماعي، والتواصل المؤسسي، والتعاون الجماعي. مع ازدياد شعبية وظائف مجموعات وقنوات واتساب، ازداد دور المشرفين أهمية. بصفتهم مديري مجموعات وقنوات، لا يقتصر دور مشرفي واتساب على الإدارة الفنية فحسب، بل يشمل أيضًا التوجيه، والتنظيم، وتخطيط محتوى تفاعلات المجموعة.
تتناول هذه المقالة بشكل شامل أدوار ومسؤوليات مشرفي واتساب، بدءًا من الإدارة الفنية، وصولًا إلى التفاعل الاجتماعي، وتخطيط المحتوى، وغيرها من الجوانب، لتوفير إرشادات تشغيلية مفصلة لمشرفي المجموعات لمساعدتهم على تحسين مستوى إدارتهم بفعالية وتعزيز نشاط المجموعة.
وفي أبريل 2024 وبأوامر من الحكومة الصينية قامت شركة آبل بإزالة تطبيقي واتساب وثريدز من متجر التطبيقات الخاص بها في الصين، معللة ذلك إلى مخاوف تتعلق بالأمن القومي الصيني.
1. ما هو مشرف واتساب؟
يؤدي مشرفو واتساب أدوارًا رئيسية في مجموعات أو قنوات واتساب، فهم مسؤولون عن تنسيق الإدارة اليومية للمجموعة، والحفاظ على النظام، وتعزيز التفاعل والتواصل بين أعضاء المجموعة. عادةً ما تُمنح صلاحيات المشرف من قِبل مُنشئ المجموعة، ويمكن أن يكون له أدوار إدارية متعددة لتسهيل إدارة أعضاء المجموعة المتعددين. بالإضافة إلى صلاحيات الإدارة العامة، يحتاج المشرفون أيضًا إلى امتلاك مهارات تواصل وتنظيم ومهارات حل المشكلات.
1.1 صلاحيات المشرف
يتمتع مشرفو واتساب بمجموعة من الصلاحيات المتعلقة بإدارة المجموعات، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:
إدارة الأعضاء: إضافة أعضاء المجموعة وحذفهم، وتحديد صلاحيات إدارة الأعضاء.
نشر المحتوى: تحديد المحتوى المسموح بنشره في المجموعة، مثل النصوص والصور ومقاطع الفيديو والروابط، إلخ.
إعدادات المشرف: تعديل معلومات المجموعة (مثل اسم المجموعة، والصورة الرمزية، والملف الشخصي، إلخ) وإعدادات المجموعة (مثل الخصوصية والإشعارات، إلخ).
فحص المعلومات: مراجعة أو حذف المعلومات غير القانونية في المجموعة.
إعدادات المشرف: تعيين مشرفين آخرين أو إلغائهم، وتحديد صلاحيات المشرف.
2. المسؤوليات الرئيسية لمشرفي واتساب
2.1 الحفاظ على نظام المجموعة
يُعد الحفاظ على نظام المجموعة من أهم أولويات المشرف. ومع زيادة عدد أعضاء المجموعة، ستزداد كمية المعلومات فيها بشكل كبير. يجب على المسؤولين توخي الحذر الدائم لضمان عدم خروج التفاعل داخل المجموعة عن مساره الطبيعي.
2.1.1 إدارة الكلام غير اللائق
يتحمل المسؤولون مسؤولية ضمان عدم ظهور أي كلام غير لائق في المجموعة، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، الإهانات المغرضة، والمواضيع السياسية الحساسة، ونشر معلومات مضللة. في حال ظهور مثل هذه المعلومات، يحق للمسؤول تحذير الأعضاء المعنيين، أو حذفها، أو حتى طردهم.
2.1.2 الحفاظ على جو المجموعة
يجب على المسؤولين الاهتمام بجو المجموعة والتأكد من أن الأعضاء يحافظون على جو تواصل ودي ومتناغم. عند وجود كلمات أو سلوكيات غير منسجمة في المجموعة، يجب على المسؤول التدخل في الوقت المناسب لتجنب التصعيد.
2.1.3 حذف الأعضاء غير الملتزمين
في بعض الأحيان، قد يلزم حذف أعضاء المجموعة لعدم نشاطهم، أو لمضايقتهم الآخرين دون سبب، أو لأسباب أخرى. يمكن للمسؤولين حذف هؤلاء الأعضاء غير الملتزمين لضمان جودة المجموعة. ٢.٢ تحفيز مشاركة أعضاء المجموعة
لا يقتصر دور المشرفين على إدارة المجموعة فحسب، بل عليهم أيضًا تحفيز مشاركة أعضاء المجموعة بطرق متنوعة، حتى تصبح منصة تواصل وتفاعل يومية للأعضاء.
٢.٢.١ تنظيم أنشطة المجموعة
تُعدّ أنشطة المجموعة وسيلة فعّالة للغاية لتحفيز مشاركة الأعضاء. على سبيل المثال، تنظيم مناقشات مواضيعية دورية، وألعاب، وجلسات أسئلة وأجوبة، أو جلسات مشاركة. يمكن للمشرفين زيادة نشاط المجموعة من خلال الأنشطة المنتظمة.
٢.٢.٢ تشجيع الأعضاء على التحدث
إذا كان عدد الأعضاء كبيرًا في المجموعة، فقد يشعر الأعضاء أحيانًا بالصمت. يمكن للمشرف تشجيع الأعضاء على المشاركة في النقاش من خلال طرح الأسئلة، ومشاركة محتوى شيق، وما إلى ذلك. بهذه الطريقة، لا يقتصر دور المشرف على إضفاء الحيوية على أجواء المجموعة فحسب، بل يساعد الأعضاء أيضًا على بناء علاقات أوثق.
٢.٢.٣ تقديم المعلومات والدعم
يجب على المشرفين أيضًا ضمان حصول أعضاء المجموعة على المعلومات والدعم في الوقت المناسب. على سبيل المثال، يمكنك تقديم المساعدة لحل المشكلات الشائعة في المجموعة، أو نشر إشعارات الأحداث والرسائل المهمة فيها.
2.3 فحص المعلومات وإدارة المحتوى
تُعد إدارة محتوى مجموعات واتساب من المسؤوليات المهمة الأخرى للمسؤولين. لا يقتصر دور المسؤولين على إدارة أعضاء المجموعة فحسب، بل يشمل أيضًا فحص ومراجعة المعلومات في المجموعة لضمان جودة محتواها.
2.3.1 إنشاء آلية لمراجعة المحتوى
غالبًا ما تكون كمية المعلومات في المجموعة كبيرة جدًا. لتجنب التحميل الزائد للمعلومات أو البريد العشوائي، يمكن للمسؤولين وضع قواعد لنشر محتوى المجموعة. على سبيل المثال، مطالبة الأعضاء بتقديم وصف موجز عند نشر رابط لتجنب تداخل المحتوى الإعلاني المتكرر مع المناقشات العادية للمجموعة.
2.3.2 حذف المعلومات غير القانونية
في المجموعة، من الطبيعي وجود محتوى ينتهك قواعد المجموعة. يجب على المسؤولين حذف المحتوى الذي لا يتوافق مع قواعد المجموعة في الوقت المناسب لضمان نظافة المعلومات وتنظيمها.
٢.٣.٣ تعيين إعلانات ثابتة
للحفاظ على معلومات المجموعة واضحة ومنظمة، يمكن للمسؤولين تعيين إعلانات ثابتة لضمان اطلاع جميع الأعضاء على أحدث المعلومات المهمة في المجموعة. على سبيل المثال، يمكنك إعداد لوحة إعلانات ثابتة لتحديث لوائح المجموعة، وترتيبات الفعاليات، وما إلى ذلك.
٢.٤ إعدادات صلاحيات أعضاء المجموعة
في بعض الحالات، قد يحتاج المسؤولون إلى تحسين إعدادات صلاحيات الأعضاء، على سبيل المثال، السماح للمسؤولين فقط بنشر الرسائل، أو تقييد حق التحدث عن أعضاء معينين. يوفر واتساب وظائف إدارة الأعضاء، ويمكن للمسؤولين تعديلها حسب الحاجة.
٢.٤.١ تعيين صلاحيات المسؤول
في المجموعات الكبيرة، قد يحتاج المسؤولون إلى تعيين عدة مسؤولين لإدارة أكثر كفاءة. يمكنك استخدام وظيفة "المسؤولون المعينون" في واتساب لمنح بعض الأعضاء صلاحيات المسؤول للمساعدة في إدارة المجموعة.
٢.٤.٢ التحكم في محتوى نشر الأعضاء
في بعض المجموعات، قد يرغب المسؤولون في منع الأعضاء من نشر المعلومات حسب رغبتهم. في الوقت الحالي، يمكنك تفعيل وظيفة "المسؤولون فقط يمكنهم إرسال الرسائل". يمكن أن يمنع هذا بفعالية التدفق المفرط لمعلومات المجموعة، ويحافظ على احترافيتها وتركيزها.
2.5 إرساء ثقافة المجموعة والحفاظ عليها
تُعدّ ثقافة المجموعة أحد العوامل الرئيسية التي تؤثر على تفاعل الأعضاء وتطورها على المدى الطويل. فالمدير ليس ناشر المعلومات فحسب، بل هو أيضًا من يُشكّل ثقافة المجموعة.
2.5.1 توضيح هدف المجموعة
ينبغي على المدير توضيح هدف المجموعة وتعريف الأعضاء الجدد بها ولوائحها من خلال إعلانات المجموعة ورسائل الترحيب، وما إلى ذلك. على سبيل المثال، قد تكون إحدى المجموعات للتواصل التجاري، بينما قد تكون مجموعة أخرى لمناقشة الهوايات.
2.5.2 كن قدوة حسنة
يجب أن يكون سلوك المدير وكلماته قدوة لأعضاء المجموعة. فمن خلال ترسيخ صورة إيجابية، يمكن للمدير توجيه المجموعة نحو بناء ثقافة وأجواء تواصل جيدة.
2.5.3 تشجيع تبادل المعرفة
يمكن أن تصبح المجموعة منصة لتبادل المعرفة. يمكن للمسؤول تحفيز مشاركة أعضاء المجموعة من خلال مشاركة معلومات عن مجال عملهم وخبراتهم العملية وغيرها من المحتويات بانتظام.
3. مهارات متقدمة لإدارة مجموعات واتساب
3.1 استخدام خاصية تصنيف المجموعات
تتيح مجموعات واتساب للمسؤولين وضع تصنيفات لمختلف الأعضاء للمساعدة في تحديد أعضاء المجموعة وإدارتهم بسرعة. على سبيل المثال، يمكن للمسؤولين وضع تصنيفات مختلفة للأعضاء النشطين، والمسؤولين، والأعضاء غير النشطين منذ فترة طويلة، وما إلى ذلك، وذلك لتصفية المعلومات ومعالجتها بسرعة.
3.2 استخدام أدوات خارجية لتحسين الكفاءة
بالنسبة للمجموعات الأكبر، يمكن للمسؤولين استخدام أدوات خارجية (مثل Telegram Bot وZapier، وما إلى ذلك) لتحسين كفاءة الإدارة بشكل أكبر. على سبيل المثال، الترحيب بالأعضاء الجدد تلقائيًا، ونشر الرسائل بانتظام، وما إلى ذلك.
3.3 استخدام إحصائيات المجموعة والملاحظات
يمكن للمسؤولين تحسين استراتيجيات إدارة المجموعة من خلال عرض إحصائيات المجموعة. على سبيل المثال، فهم نشاط الأعضاء، وتفاعل رسائل المجموعة، وما إلى ذلك، وتعديل محتوى المجموعة وتخطيط الفعاليات بناءً على البيانات.
٤. الملخص
بصفتك مديرًا لمجموعة أو قناة واتساب، عليك إتقان بعض المعارف التقنية، بالإضافة إلى مهارات تنظيمية وتواصلية وتنسيقية قوية. من خلال الإدارة السليمة لمحتوى المجموعة وأعضائها وأنشطتها، يمكن للمسؤولين تحسين التفاعل والمشاركة فيها بفعالية، وتعزيز التواصل بين أعضائها، وإنشاء منصة تواصل إيجابية.
في الإدارة اليومية، لا ينبغي للمسؤولين الاهتمام فقط بترتيب المجموعة ومحتواها، بل يجب عليهم أيضًا الاهتمام ببناء ثقافة المجموعة. من خلال التحسين المستمر لاستراتيجيات الإدارة، وتشجيع مشاركة الأعضاء، وتحسين وظائف المجموعة، يمكن للمسؤولين الحفاظ على حيوية مجموعات واتساب على المدى الطويل، وتحقيق قيمة أكبر لأعضاء المجموعة.
