فعالية واتساب كأداة للتواصل الجماعي: الميزات الرئيسية وأفضل الممارسات

مقدمة

في بيئة العمل الرقمية الحالية، يُعد اختيار أدوات التواصل الجماعي أمرًا بالغ الأهمية لتحسين الإنتاجية وكفاءة التعاون. على الرغم من شيوع منصات التعاون المهني مثل Slack وMicrosoft Teams وZoom، إلا أن واتساب، تطبيق المراسلة الفورية الأكثر استخدامًا في العالم، أصبح أيضًا أداة التواصل المفضلة لدى العديد من الفرق. فسهولته وشعبيته وميزاته الغنية، مثل الدردشة الجماعية والرسائل الصوتية ومشاركة الملفات، تجعله مساعدًا قويًا للتواصل الفعال.

أُطلقت مكالمات الفيديو عام ٢٠١٦. يستخدم المستخدمون شبكات الجيل الثالث والرابع (3G) أو الاتصال عبر شبكة Wi-Fi لإجراء المكالمات. لا يحتاج المستخدمون سوى إلى استخدام بيانات شبكات الجيل الثالث والرابع (3G) دون الحاجة إلى دفع رسوم الهاتف. أُطلقت مكالمات الفيديو الجماعية عام ٢٠١٨، وأصبحت مؤتمرات الفيديو الجماعية التي تضم ٨ أشخاص متاحة عام ٢٠٢٠.

ستحلل هذه المقالة بعمق كيف يُحسّن واتساب كفاءة التواصل الجماعي، وتستكشف أفضل الممارسات لاستخدام هذه الميزات لمساعدة الفرق على التعاون بشكل أفضل.

١. مزايا واتساب في التواصل الجماعي

١.١ قاعدة مستخدمين واسعة

يضم واتساب أكثر من ملياري مستخدم، ويمكن لجميع أعضاء الفريق تقريبًا الوصول إلى هذه المنصة بسهولة دون الحاجة إلى تنزيل أو تعلم برامج جديدة.

١.٢ التوافق بين المنصات

واتساب متوافق مع أنظمة Android وiOS والويب (إصدار واتساب للويب)، ويمكن لأعضاء الفريق التبديل بسلاسة على أي جهاز.

١.٣ التواصل الفوري

سواءً كان ذلك عبر رسالة نصية أو رسالة صوتية أو مكالمة، يُمكن لواتساب تحقيق التواصل الفوري وتحسين كفاءة الاتصال.

١.٤  التشفير الشامل

يضمن تشفير واتساب الشامل خصوصية وأمان اتصالات الفريق، وهو مناسب بشكل خاص للشركات والمؤسسات التي تحتاج إلى حماية المعلومات الحساسة.

٢. كيف تُحسّن ميزات واتساب الرئيسية تواصل الفريق

٢.١ الدردشة الجماعية: جوهر التعاون الجماعي

تتيح الدردشة الجماعية في واتساب انضمام ما يصل إلى ١٠٢٤ شخصًا، وهي مناسبة لإدارة المشاريع والتواصل بين الأقسام والتعاون الجماعي.

٢.١.١ وظيفة إدارة الدردشة الجماعية

صلاحيات المدير: يمكن لمالكي المجموعات إضافة أو حذف أعضاء لضمان ملاءمة أعضاء الفريق.

التحكم في الرسائل: يمكن للمديرين تحديد من يمكنه إرسال الرسائل للحد من تداخل المعلومات غير الضروري.

وضع الإعلان: مناسب لنقل المعلومات في اتجاه واحد، مثل إعلانات الشركة أو الإشعارات المهمة.

٢.١.٢ أفضل الممارسات

أنشئ مجموعة عمل مخصصة لتجنب الالتباس في الدردشات الخاصة.

ضع قواعد واضحة للدردشات الجماعية، مثل تنسيق الرسائل وآداب الاستخدام.

استخدم علامات @ لتذكير أعضاء محددين لضمان عدم تجاهل الرسائل المهمة.

٢.٢ الرسائل الصوتية: توصيل معلومات فعال

تُعد الرسائل الصوتية ميزة رئيسية في واتساب، وهي مناسبة للحالات التي لا يمكن فيها الكتابة أو التي تتطلب نقل معلومات معقدة بسرعة.

٢.٢.١ مزايا الرسائل الصوتية

مناسبة لتعدد المهام، حيث لا يحتاج المستخدمون إلى إيقاف عملهم.

أسهل في التعبير عن المشاعر ونبرة الصوت، مما يقلل من سوء الفهم.

مناسب للسيناريوهات التي يكون فيها التعبير اللفظي أكثر فعالية من التعبير النصي.

2.2.2 أفضل الممارسات ：نسخة الويب من واتساب

ينبغي أن تكون الرسائل الصوتية موجزة وتجنب التسجيلات الطويلة.

سجّل في بيئة هادئة لضمان سماع أعضاء الفريق للمحتوى بوضوح.

للحصول على المعلومات المهمة، يمكن توفير ملخصات نصية لتسهيل عمليات البحث اللاحقة.

2.3 مشاركة الملفات: تبسيط نقل المستندات

يدعم واتساب إرسال تنسيقات ملفات متعددة مثل PDF وWord وExcel والصور ومقاطع الفيديو لتلبية احتياجات الفريق لمشاركة المستندات.

2.3.1 مزايا مشاركة الملفات

نقل سريع، مناسب للمهام العاجلة أو تعاون الفريق عن بُعد.

يمكن معاينة الملفات مباشرةً في نافذة الدردشة دون الحاجة إلى برامج إضافية.

يتم تخزينها تلقائيًا في سجل الدردشة لسهولة البحث في أي وقت.

2.3.2 أفضل الممارسات

استخدم قواعد تسمية الملفات لضمان سهولة التعرف على الملفات المشتركة.

نظّف ملفات المجموعة بانتظام لتقليل استخدام مساحة التخزين.

للملفات الكبيرة، يُنصح باستخدام روابط التخزين السحابي مثل Google Drive أو OneDrive.

2.4 مكالمات الفيديو والصوت: ميزة رائعة للفرق التي تعمل عن بُعد

يدعم واتساب مكالمات الفيديو والصوت عالية الجودة، ويمكنه دعم ما يصل إلى 32 شخصًا يتحدثون في نفس الوقت.

2.4.1 السيناريوهات المناسبة لمكالمات الفيديو

اجتماعات الفريق عن بُعد.

المقابلات والتوظيف عن بُعد.

مناقشات المشاريع والعصف الذهني.

2.4.2 أفضل الممارسات

جدولة الاجتماعات مسبقًا لتجنب إزعاج الآخرين.

استخدم سماعات الرأس والميكروفونات لتحسين جودة الصوت وتجربة الاستماع.

حاول إجراء المكالمات في بيئة Wi-Fi مستقرة لتقليل التأخير والتوقف.

2.5 إدارة المهام والتذكيرات: تحسين الكفاءة مع واتساب

على الرغم من أن واتساب ليس أداة مخصصة لإدارة المهام، إلا أنه يمكن دمجه مع الطرق التالية لتحسين كفاءة تعاون الفريق.

٢.٥.١ أساليب إدارة المهام

تحديد المهام اليومية: انشر قائمة مهام يومية في المجموعة.

استخدم روبوت مهام (مثل أداة خارجية متوافقة مع واتساب).

عيّن تذكيرات تلقائية لضمان إنجاز أعضاء الفريق للمهام في الوقت المحدد.

٢.٥.٢ أفضل الممارسات

استخدم خاصية تثبيت الرسائل لتثبيت المهام المهمة في الأعلى.

أبلغ عن تقدم المهام بانتظام للحفاظ على الشفافية.

بالاشتراك مع أدوات مثل Trello وAsana، شارك تقدم المهام في واتساب.

٣. أنواع التواصل الجماعي التي يناسبها واتساب

٣.١ فرق العمل عن بُعد

واتساب مناسب للفرق الموزعة، وتتيح طريقة التواصل المريحة التي يوفرها لأعضائه البقاء على اتصال.

٣.٢ الشركات الصغيرة والمتوسطة

تستخدم العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة واتساب لدعم العملاء، والتواصل الداخلي، وإدارة الطلبات.

٣.٣ المنظمات غير الربحية والفرق المجتمعية

يمكن لأعضاء المنظمة التواصل بسرعة وتنسيق الأنشطة والمشاريع.

٣.٤ فرق الاستجابة السريعة (مثل دعم تكنولوجيا المعلومات وفرق المبيعات)

سرعة واتساب تجعله مناسبًا للفرق التي تحتاج إلى اتخاذ قرارات سريعة.

٤. محدودية واتساب كأداة تواصل جماعي

٤.١ إدارة المعلومات ليست منهجية بما فيه الكفاية

مقارنةً بـ Slack وMicrosoft Teams، لا يستطيع واتساب إنشاء قنوات، مما يُسهّل خلط المعلومات.

٤.٢ نقص ميزات إدارة المهام المتقدمة

لا يوفر واتساب تتبعًا للمهام مثل الأدوات الاحترافية مثل Asana وMonday.com.

٤.٣ خلط المعلومات الشخصية ومعلومات العمل

قد يُزعج أعضاء الفريق خلط واتساب بين الرسائل الخاصة ورسائل العمل.

٤.٤ وظيفة بحث محدودة

على الرغم من أن واتساب يدعم البحث في الرسائل، إلا أنه لا يُجري عمليات تصفية متقدمة مثل الأدوات الاحترافية.

٥. اتجاهات التطوير المستقبلية واقتراحات التحسين

٥.١ مساعد ذكي بالذكاء الاصطناعي

في المستقبل، قد يُدمج واتساب مساعدين بالذكاء الاصطناعي لتحسين الرد التلقائي وقدرات إدارة المهام.

٥.٢ وظائف مؤسسية أكثر فعالية

قد يضيف واتساب ميزة قناة مشابهة لـ Slack لجعل تواصل الفريق أكثر منهجية.

٥.٣ إدارة ملفات أفضل

قد تدعم الإصدارات المستقبلية تصنيفًا وتخزينًا أكثر كفاءة للملفات.

الخلاصة

أصبح واتساب، كأداة تواصل جماعي، أداةً فعّالة للتعاون الجماعي بفضل سهولة استخدامه، وتشفيره الشامل، وقاعدة مستخدميه العالمية. ومع ذلك، لا تزال هناك بعض القيود في إدارة المهام وتنظيم المعلومات. من خلال الجمع بين أفضل الممارسات واستخدامه مع الأدوات الاحترافية، يمكن للفرق الاستفادة الكاملة من مزايا واتساب في التواصل وتحسين كفاءة التعاون.